Tầm quan trọng của công cuộc chuyển đổi số đối với doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được thành công trong việc này nếu thiếu các kiến thức hỗ trợ. Bài viết này sẽ cung cấp một quy trình chuyển đổi số hoàn chỉnh, hiệu quả để các nhà quản lý có thể tìm được hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
Khái quát về chuyển đổi số
Chuyển đổi số (digital transformation) là việc tích hợp, ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các bộ phận của một doanh nghiệp, thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và cả cách cung cấp các sản phẩm, giá trị dịch vụ cho khách hàng. Chuyển đổi số cũng là việc thay đổi văn hóa tổ chức, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục học hỏi và thử nghiệm công nghệ để tìm ra giải pháp tốt nhất cho mình.
Theo ý kiến của ban điều hành Microsoft: “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới”.
Có thể hiểu, bản chất của chuyển đổi số là việc sáng tạo ra phương thức sản xuất (hoạt động) mới dựa trên công nghệ, dữ liệu số và từng bước chuyển đổi sang phương thức đó. Và để chuyển đổi số thành công, bên cạnh việc ứng dụng các công nghệ thành thạo thì nhà quản trị cần phải xây dựng một quy trình chuyển đổi tổng thể và phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Quy trình chuẩn để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công
Bước 1: Đánh giá hiện trạng và xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Đầu tiên, nhà lãnh đạo cần phải xác định rõ ràng những điều đang diễn ra trong tổ chức của mình và những xu hướng của thị trường qua câu hỏi: “Những nhu cầu hiện tại chưa được đáp ứng ở đâu?”
Sau đó là tiến tới xác định mục tiêu kinh doanh và chuyển đổi số bằng cách tìm ra lời giải đáp cho các câu hỏi:
- Mô hình doanh nghiệp đã đủ để đáp ứng kỳ vọng của chiến lược kinh doanh chưa?
- Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ trong những quy trình nào của mình?
- Nhân sự doanh nghiệp có đang gặp vấn đề gì trong quá trình làm việc không?
- Doanh thu mục tiêu trước và sau khi áp dụng chuyển đổi số là bao nhiêu?
Bên cạnh những vấn đề về quy trình vận hành, doanh nghiệp cũng cần đặt ra những câu hỏi về tác động của chuyển đổi số đến khách hàng như:
- Trải nghiệm mà doanh nghiệp mong muốn cung cấp đến khách hàng là gì?
- Làm thế nào để khiến khách hàng ngày càng hài lòng?
Bước 2: Số hóa giấy tờ, giảm thiểu tối đa các công việc thủ công
Sau khi đã xác định được mục tiêu chuyển đổi số và các yếu tố liên quan, doanh nghiệp cần xây một nền móng vững chắc cho quá trình này.
Trước hết, hãy thực hiện số hóa giấy tờ, dữ liệu. Việc này có nghĩa là đưa các tài liệu, văn bản được lưu trữ trên giấy thành bản mềm. Sau khi các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu chúng trên máy tính. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, doanh nghiệp còn có thể lưu trữ dữ liệu nhờ công nghệ điện toán đám mây. Một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây tiêu biểu nhất hiện nay là Amazon Web Services (AWS).
Bước 3: Xây dựng văn hóa, thói quen làm việc trực tuyến
Khi dữ liệu đã được số hóa, đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng làm việc và chia sẻ dữ liệu trên máy tính. Việc này tạo điều kiện cho các doanh nghiệp áp dụng phương pháp làm việc từ xa hiệu quả. Nhân viên có thể làm việc tại mọi địa điểm nhưng vẫn đảm bảo được sự thống nhất và liền mạch thông tin nội bộ. Đặc biệt, trong thời gian xảy ra đại dịch Covid-19, xu hướng làm việc từ xa ngày càng trở nên quen thuộc và được ưa chuộng. Vì vậy, đây là một bước rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.
Sau đây là một vài công cụ có thể sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng văn hóa làm việc trực tuyến mà vẫn đảm bảo năng suất công việc:
- Airtable: Công cụ cho phép tạo công việc, kế hoạch, theo dõi dự án, khách hàng.
- Trello: Là một công cụ để làm việc cá nhân, đội nhóm thông qua các thẻ, quản lý công việc theo các đầu công việc.
- Slack: Công cụ chat nhóm tương tự như Zalo, Viber. Ưu điểm của Slack là sở hữu kho ứng dụng và chat bot giúp các startup quản lý mail, phản hồi người dùng, theo dõi Google Analytics trên cùng một nền tảng. Khả năng dung lượng lưu trữ lên đến 5GB, và có thể liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác.
Bước 4: Số hóa quy trình
Đây là vấn đề quan trọng nhất và cũng gây “đau đầu” nhất với nhiều doanh nghiệp. Số hóa quy trình là mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp được thực hiện trên nền tảng số hoặc trực tuyến. Điều này giúp làm rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo thông suốt thông tin. Doanh nghiệp cần liệt kê các dạng quy trình sau để đảm bảo quá trình số hóa được thực hiện đầy đủ:
- Quy trình nội bộ: quy trình làm việc giữa các cấp, các phòng ban, trong bộ phận và của từng cá nhân
- Quy trình làm việc với khách hàng: Quy trình chăm sóc, tư vấn khách hàng, đối tác.
Nhóm công cụ tối ưu quy trình phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến là:
- CRM: Phần mềm chăm sóc khách hàng (SlimCRM, ZohoCRM,…);
- HRM: Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (BambooHR, Zoho Recruit, Oracle HCM Cloud…)
- ERP: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERPViet, SAP ERP, Sage ERP..)
Bước 5: Áp dụng công nghệ phù hợp
Khả năng áp dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Tất cả các chiến lược chuyển đổi số sẽ không thể thành công nếu doanh nghiệp không lựa chọn chính xác công nghệ để áp dụng. Vì vậy, trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn nào, các nhà quản trị hãy chắc chắn rằng mình đã nghiên cứu kỹ càng và có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các chuyên gia trong ngành nếu cần thiết.
Trên đây là quy trình 5 bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp, hy vọng đã hỗ trợ nhà lãnh đạo tìm được hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Nếu có nhu cầu biết thêm chi tiết về các phương pháp chuyển đổi số và bí quyết kinh doanh, hãy liên hệ ngay tới BIT Group để nhận được tư vấn trực tiếp từ chuyên gia.
