Trong thời đại công nghệ số hóa hiện nay, việc áp dụng các công cụ và hệ thống quản lý hỗ trợ chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố tối quan trọng để cải thiện hiệu suất và tạo ra sự khác biệt trong cạnh tranh. Các doanh nghiệp không thể nào phủ nhận những lợi ích mà các công cụ này mang lại như tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tăng cường sự linh hoạt và khả năng tương tác với khách hàng, và đặc biệt là mở rộng và phát triển quy mô kinh doanh.
Hãy cùng BIT GROUP tìm hiểu các công cụ cùng với những hệ thống quản lý phổ biến hiện nay đã và đang hỗ trợ đắc lực cho quá trình chuyển đổi số cho các doanh nghiệp trong thời đại của nền công nghiệp 4.0.
Yêu cầu tất yếu của thời đại công nghệ số hóa
Trong thời đại công nghệ số cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền công nghiệp 4.0, việc áp dụng các công cụ cùng với hệ thống quản lý hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi số đã trở thành một yếu tố bắt buộc đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Để đạt được sự cải thiện, tạo ra những khác biệt và đột phá trong hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần hiểu rõ và tận dụng hợp lý, kịp thời những lợi ích to lớn mà các phương tiện này mang lại.
Việc áp dụng các công cụ hệ thống quản lý hỗ trợ chiến lược chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời tăng tính linh hoạt và cải thiện khả năng tiếp cận các tệp khách hàng mục tiêu, mở rộng và phát triển quy mô kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng và liên tục của môi trường kinh doanh, gia tăng giá trị cạnh tranh và đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Tuy nhiên, việc áp dụng các công cụ hệ thống quản lý hỗ trợ chiến lược chuyển đổi số cũng đặt ra những thách thức cho các chủ doanh nghiệp chú ý, phổ biến như yêu cầu về thay đổi tư duy và thái độ làm việc của các cấp lãnh đạo và nhân viên, quản lý hiệu quả chi phí và các nguồn đầu tư ban đầu. Do đó, việc chọn lựa công cụ phù hợp và đảm bảo sử dụng hiệu quả đầy đủ các tính năng của công cụ đó là vô cùng quan trọng, có thể ảnh hưởng đến vận mệnh công ty.
Một vài công cụ, hệ thống quản lý hỗ trợ chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp
1. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management)
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management) là một công cụ chuyên quản lý thông tin khách hàng và tạo nền tảng tương tác với khách hàng một cách hiệu quả. Nó hỗ trợ quá trình thu thập, tổ chức và quản lý các dữ liệu liên quan đến khách hàng mục tiêu cũng như khách hàng tiềm năng một cách hệ thống. Dữ liệu này bao gồm thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử hồ sơ giao dịch hàng hóa, lịch sử tần suất tương tác của khách hàng, thông tin liên lạc và các ghi chú quan trọng khác.
Hệ thống CRM cung cấp các chức năng quản lý liên lạc và tương tác với khách hàng, bao gồm khả năng gửi email, tin nhắn hoặc cuộc gọi điện thoại tự động thông qua mẫu định sẵn hoặc theo lịch trình đã lên trước. Hệ thống CRM cũng giám sát các hoạt động trên định kỳ, qua đó nhân viên có thể theo dõi và đưa ra phản hồi đúng lúc, kịp thời.
Từ việc giám sát và sắp xếp thông tin liên lạc và các lượt tương tác, doanh nghiệp có thể triển khai các chiến dịch tiếp thị sản phẩm mục tiêu và cá nhân hóa dịch vụ khách hàng. Điều này giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng và tạo ra trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng đến giao dịch với doanh nghiệp.
Hơn thế nữa, hệ thống CRM còn cung cấp chức năng báo cáo và phân tích dữ liệu. Điều này giúp tổ chức đánh giá hiệu suất kinh doanh, phân tích xu hướng và định hướng chiến lược chuyển đổi số trong quản lý quan hệ khách hàng.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: 3 NỘI DUNG ĐỂ TĂNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ MARKETING HIỆN NAY
2. Hệ thống quản lý nội bộ (ERP – Enterprise Resource Planning)
Hệ thống quản lý nội bộ ERP (Enterprise Resource Planning) là một công cụ quản lý tổng thể giúp tổ chức tích hợp và quản lý tài nguyên, hoạt động và quy trình nội bộ một cách hiệu quả. ERP có nhiệm vụ cải thiện mức độ phối hợp và hiệu quả làm việc trong các bộ phận và quy trình kinh doanh khác nhau.
ERP cung cấp một cơ sở dữ liệu chung để lưu trữ thông tin về tài nguyên và hoạt động của tổ chức. Thông tin này bao gồm nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, thông tin kế toán, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dự án và quy trình kinh doanh khác. Bằng cách tổ chức mọi thông tin này vào một hệ thống duy nhất, ERP giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng cường khả năng quản lý.
Công cụ ERP cung cấp các ứng dụng và giao diện để quản lý các quy trình kinh doanh khác nhau. Nhân viên có thể truy cập và cập nhật thông tin từ cơ sở dữ liệu ERP tùy theo yêu cầu công việc. Ví dụ, nhân viên quản lý kho hàng có thể kiểm soát lượng hàng tồn kho, nhân viên kế toán có thể tạo và xem hóa đơn, và nhân viên quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ và nguồn lực dự án.
Ngoài ra, hệ thống ERP giúp tổ chức, cải thiện sự phối hợp và tương tác giữa các bộ phận ban ngành với nhau cũng như tăng hiệu quả quy trình kinh doanh. Với một cơ sở dữ liệu chung, thông tin được chia sẻ và truy cập một cách dễ dàng giữa các bộ phận, ví dụ như thông tin về đơn hàng của khách hàng có thể được truy cập từ bộ phận bán hàng, sản xuất và giao hàng. Điều này giúp giảm thiểu phi đối xứng thông tin và đảm bảo sự phối hợp và tương tác hiệu quả trong suốt quá trình vận hành của công ty.
Các tính năng báo cáo và phân tích trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của mình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Từ việc phân tích dữ liệu, doanh chủ có thể định rõ xu hướng và cập nhật các hiện tượng trong hoạt động kinh doanh của mình, từ đó điều chỉnh chiến lược và quy trình kinh doanh.
3. Hệ thống quản lý dự án (PMS – Project Management System)
Hệ thống quản lý dự án (PMS – Project Management System) là một công cụ hữu ích, hỗ trợ quá trình quản lý dự án từ giai đoạn phân tích yêu cầu, lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho đến việc giám sát và theo dõi tiến độ.
Một trong những lợi ích của PMS là tăng cường khả năng quản lý dự án của doanh nghiệp. Chương trình này giúp cân nhắc và tuân thủ thời gian cũng như nguồn lực, từ đó đảm bảo rằng dự án sẽ hoàn thành đúng tiến độ và sử dụng tài nguyên một cách tiết kiệm. Ngoài ra, việc sử dụng PMS cũng giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình quản lý dự án.
PMS cung cấp nhiều công cụ và chức năng hữu ích để hỗ trợ quản lý dự án, bao gồm tạo lịch trình cho dự án, quản lý tài nguyên, gửi thông báo và cập nhật tiến độ dự án. Ngoài ra, PMS cũng cung cấp khả năng tạo ra báo cáo và phân tích hiệu suất của dự án, từ đó giúp quản lý dự án đánh giá và nắm bắt được trạng thái của dự án một cách chính xác và nhanh chóng.
4. Hệ thống quản lý tài nguyên con người (HRM – Human Resource Management)
Hệ thống quản lý tài nguyên con người (HRM – Human Resource Management) là một công cụ quản lý thông tin và quy trình liên quan đến nhân sự trong tổ chức, quản lý thông tin về nhân viên như hồ sơ cá nhân, lịch sử công việc, hợp đồng lao động, chấm công, lương và phúc lợi.
Một trong những lợi ích của HRM là giúp tổ chức có thể quản lý dữ liệu nhân viên một cách thuận tiện và hiệu quả. Thông qua HRM, các thông tin quan trọng về nhân viên có thể được tổ chức và cập nhật một cách dễ dàng. Điều này giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về nhân lực của mình và từ đó đưa ra quyết định quản lý phù hợp.
HRM còn cung cấp hỗ trợ cho các quy trình quản lý nhân sự quan trọng như quản lý quy trình tuyển dụng, từ việc quảng bá tuyển dụng đến quản lý ứng viên và quy trình thử việc. Ngoài ra, HRM cũng hỗ trợ trong quá trình đào tạo và phát triển nhân viên, từ việc xác định nhu cầu đào tạo đến theo dõi và đánh giá hiệu suất. Công cụ này cũng giúp tổ chức quản lý sự thay đổi nhân sự như thay đổi chức vụ, nghỉ việc, hoặc xuất khẩu lao động.
Sử dụng hệ thống quản lý tài nguyên con người (HRM) giúp tổ chức quản lý nhân sự một cách hiệu quả. HRM cung cấp công cụ quản lý thông tin nhân viên và tổ chức quy trình quan trọng như tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất, và quản lý sự thay đổi nhân sự. Điều này giúp tổ chức duy trì và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả trong môi trường làm việc ngày càng phức tạp.
Các bước áp dụng công cụ và hệ thống quản lý hỗ trợ chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp
1. Định nghĩa các mục tiêu chuyển đổi số
Mục tiêu chuyển đổi số cần được xác định một cách cụ thể, rõ ràng và đo lường được. Những mục tiêu cần đạt được thông qua việc áp dụng công nghệ số và hệ thống quản lý hỗ trợ như:
Xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua chuyển đổi số, như tăng cường hiệu suất vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, hoặc tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới dựa trên công nghệ.
Phân tích và đánh giá các ưu điểm và hạn chế hiện tại của doanh nghiệp liên quan đến chuyển đổi số. Điều này giúp xác định rõ những mặt mạnh và yếu của doanh nghiệp và tạo ra các mục tiêu chuyển đổi số hợp lý và khả thi.
Thiết lập mục tiêu S.M.A.R.T (cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan, có thời hạn) để đảm bảo mục tiêu chuyển đổi số được định rõ, giúp doanh nghiệp tập trung việc đạt được những kết quả cụ thể và theo dõi tiến trình của quá trình chuyển đổi số.
Việc định nghĩa các mục tiêu chuyển đổi số là một cách để định hình hướng đi và xác định được các phương pháp để đo lường và đánh giá hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có một kế hoạch rõ ràng và hợp lý trong việc chuyển đổi số và đạt được những lợi ích mà công nghệ số mang lại.
XEM THÊM: 10 NỘI DUNG CHIA SẺ TỪ ANH MAI HỮU TÍN TRONG CHƯƠNG TRÌNH LUNCHEON “NÂNG TẦM LÃNH ĐẠO” CỦA VIETNAM2030 VÀ CXO
2. Lựa chọn và triển khai công cụ và hệ thống quản lý hỗ trợ
Sau khi đã định nghĩa các mục tiêu chuyển đổi số, bước tiếp theo là lựa chọn và triển khai công cụ và hệ thống quản lý hỗ trợ để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và phải dựa trên các yếu tố như yêu cầu kinh doanh, mục tiêu chuyển đổi số và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Bước đầu tiên là phải nắm rõ yêu cầu về kỹ thuật và kinh doanh mà các hệ thống hỗ trợ quản lý cần đáp ứng. Phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại và xác định được những điểm yếu cần khắc phục và những cơ hội cần tận dụng.
TIếp theo, doanh nghiệp cần có đội ngũ chuyên gia để nghiên cứu và đánh giá các giải pháp sẵn có trên thị trường, từ đó đưa ra đánh giá chung dựa trên tiêu chí như tính năng, khả năng mở rộng, tính linh hoạt, tương thích với hệ thống hiện có và độ tin cậy về bảo mật thông tin. Dựa trên nghiên cứu và đánh giá đó, hãy lựa chọn công cụ và hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp và thực hiện đánh giá khả năng tích hợp và tương thích với hệ thống quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.
Việc lựa chọn và triển khai công cụ và hệ thống quản lý hỗ trợ là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp tích cực cải thiện hiệu suất vận hành, tăng cường quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Hiểu rõ và áp dụng đúng quy trình lựa chọn và triển khai sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công trong việc chuyển đổi số.
3. Đào tạo nhân viên làm việc và thích nghi với công cụ và hệ thống mới
Việc làm quen, hiểu rõ và sử dụng thành thạo công cụ và hệ thống mới sẽ giúp họ tận dụng tối đa các tính năng và lợi ích mà nó mang lại. Đây là một yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của quá trình chuyển đổi số.
Bước đầu cho quá trình đó yêu cầu doanh nghiệp phải có khả năng định vị và phân loại nhân viên, xác định những nhóm nhân viên có liên quan trực tiếp đến công cụ và hệ thống mới. Đặt ra mục tiêu đào tạo dựa trên nhu cầu và khả năng của từng nhóm nhân viên. Phân loại nhân viên thành các nhóm cơ bản để thiết kế chương trình đào tạo phù hợp.
Tiếp theo là phát triển chương trình đào tạo đáp ứng yêu cầu của từng nhóm nhân viên. Chương trình nên được thiết kế sao cho dễ hiểu, linh hoạt và tập trung vào các tính năng và quy trình quan trọng nhất của công cụ và hệ thống mới. Bao gồm cả phần huấn luyện trực tuyến và huấn luyện offline để tận dụng tối đa khả năng học tập của nhân viên. Doanh nghiệp lên lịch và tổ chức các buổi đào tạo cho từng nhóm nhân viên sao cho đảm bảo rằng nhân viên có đủ thời gian và nguồn lực để tham gia đào tạo một cách hiệu quả. Sử dụng phương pháp đào tạo phù hợp, bao gồm cả phần lý thuyết và thực hành, để tăng cường sự hiểu biết và kỹ năng của nhân viên.
Trong suốt quá trình đào tạo phải có giám sát viên quan sát và theo dõi quá trình thích nghi của nhân viên với công cụ và hệ thống mới. Đánh giá mức độ hiểu biết và sử dụng hiệu quả của nhân viên và đưa ra phản hồi phù hợp. Doanh nghiệp nên có bước kiểm tra hoặc khảo sát đánh giá để đo lường sự thành công của chương trình đào tạo.
4. Giám sát và đánh giá hiệu quả của công cụ và hệ thống
Quá trình giám sát và đánh giá hiệu quả trong việc chuyển đổi số là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Để đạt được mục tiêu, công cụ và hệ thống cần được đảm bảo rằng chúng hoạt động một cách hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Quá trình giám sát và đánh giá nên được thực hiện liên tục và thường xuyên, đảm bảo khả năng hoạt động và hiệu suất của công cụ và hệ thống. Khi công nghệ phát triển đi đôi với yêu cầu người dùng cao hơn, doanh nghiệp phải thích nghi và cải tiến các công cụ và hệ thống để đáp ứng nhu cầu thị trường, bao gồm việc theo dõi các chỉ số hiệu suất quan trọng như tốc độ phản hồi, thời gian đáp ứng (lead time) và tải trọng công việc. Các biểu đồ, báo cáo và số liệu thống kê được tạo ra từ quá trình giám sát này cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất của công cụ và hệ thống.
Ngoài ra nên tổ chức các cuộc kiểm tra định kỳ để đánh giá lại độ cập nhật và chất lượng của công cụ và hệ thống. Điều này giúp xác định các lỗi và vấn đề tiềm ẩn cần được khắc phục. Việc kiểm tra có thể được tự động hóa và độc lập, đảm bảo rằng công cụ và hệ thống hoạt động đúng như mong đợi và đáp ứng được các yêu cầu và yêu cầu.
Kết luận
Việc áp dụng các công cụ và hệ thống quản lý hỗ trợ chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một bước cần thiết để đạt được sự thành công và tận dụng tối đa các cơ hội mà công nghệ mang lại. Các công cụ và hệ thống này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc mà còn giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tạo ra m môi trường làm việc hiệu quả.
Quá trình chuyển đổi số không thể thành công nếu không có việc xây dựng và triển khai các công cụ và hệ thống phù hợp. Các công cụ và hệ thống này cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn toàn diện về hiệu suất và hoạt động của các quy trình và quy trình làm việc. Nó giúp doanh nghiệp nhận diện các vấn đề và cơ hội để tối ưu hóa và cải thiện quy trình làm việc.
Tóm lại, áp dụng các công cụ và hệ thống quản lý hỗ trợ chiến lược chuyển đổi số là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của quá trình chuyển đổi. Các công cụ và hệ thống này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Qua việc sử dụng và tối ưu hóa chúng, doanh nghiệp có thể tiến xa hơn trong cuộc cạnh tranh và tận dụng tối đa cơ hội từ chuyển đổi số.
Như vậy, qua bài viết trên, BIT GROUP hi vọng bạn đã hiểu rõ hơn về Áp dụng các công cụ hệ thống hỗ trợ cho chiến lược chuyển đổi số hàng đầu cho doanh nghiệp.
XEM THÊM: CHỦ DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ TRONG THỜI KỲ SUY THOÁI?
Tuy nhiên, nếu bạn muốn áp dụng các công cụ hỗ trợ quản lý chiến lược chuyển đổi số thành công hơn nữa, hãy nhấn vào đường dẫn bên dưới để tham gia ngay lớp học “Xây dựng chiến lược 4P – Tăng trưởng trong kỷ nguyên số” cùng HLV Lê Nguyễn Hồng Phương – Chủ tịch BIT Group để có bước đầu nhận định đúng và hình thành tư duy mới, chuẩn bị kỹ càng cho một kỷ nguyên tăng trưởng mới cho doanh nghiệp!
>> Thông tin chương trình: https://hotrodoanhnghiep.bitgroup.vn/
—————————————
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
BIT Academy – Học viện kinh doanh số thực & chiến
077 470 1089
Zalo: BIT Group
Facebook: BIT Academy – Học viện kinh doanh số thực & chiến
Youtube: BIT Academy – Học viện kinh doanh số thực & chiến
